Vom Groben zum Detail, Varianten, Phasen, AufwandCoarse to detail, variants, phases, effort

Teil 3 von 5

Willkommen zu Teil drei! Das Systemdenken ist durch. Jetzt kommt das Vorgehensmodell: zuerst das Prinzip Vom Groben zum Detail, dann die Variantenbildung, das Phasenmodell und der Aufwandsverlauf. ShopNova? Lässt sich das natürlich nicht entgehen.

Vom Groben zum Detail

Das Vorgehensmodell hat vier Module, und das erste ist ein Prinzip: Vom Groben zum Detail. Bevor du das Problemfeld im Detail analysierst, strukturierst du es grob. Welche Elemente sind wichtig? Wie hängen sie zusammen? Und wie hängen sie mit der Umwelt zusammen? Bei Lösungen gilt dasselbe: erst generelle Lösungskonzepte, dann Detaillierung und Konkretisierung. Man nennt das auch top-down, vom Ganzen zum Detail, vom Abstrakten zum Konkreten, vom Gerüst zur Gestalt. So bekommst du Komplexität in den Griff. Eine Ausnahme gibt es: die Melioration, also die Verbesserung einer bestehenden Lösung, die nicht grundsätzlich in Frage steht. Dann darfst du bottom-up vorgehen, vom Detail zu einem verbesserten Ganzen.

Beispiel: Vom Groben zum Detail

Du suchst eine Adresse in der Online-Karte. Fängst du bei der Hausnummer an? Natürlich nicht! Du zoomst vom Land zur Stadt, zum Quartier und erst dann zur Strasse. Wer sofort bei der Hausnummer beginnt, verirrt sich. Bei ShopNova beginnst du grob: Welche Kontaktkanäle gibt es? Wer fragt, wer antwortet? Dann strukturierst du die Lösung grob: der Chatbot als erste Stufe, der Mensch als Eskalation. Erst danach kommen die Details: Wie läuft der Dialog bei einer Retoure? Merk dir: Erst die Landkarte, dann die Strasse. Umgekehrt, also bottom-up, nur bei Verbesserungen, zum Beispiel wenn du den Text eines bestehenden Chatbots schärfst.

Variantenbildung

Das zweite Modul: Variantenbildung. In der Praxis wird dagegen oft verstossen, und zwar auf drei typische Arten. Fall eins: Es gibt gar keine Varianten. Man ist froh über die erstbeste Idee, meist mit Zeitmangel begründet. Dabei verpasst man eine bessere Lösung, und grundsätzliche Alternativen tauchen erst auf, wenn schon viel Detailarbeit geleistet ist. Die Folgen reichen von Zeitdruck bis zu Abbruch und Neustart. Fall zwei: Das Team ist sich einig, es gebe keine Alternative. Das stimmt selten. Und es riskiert einen Gesichtsverlust, wenn jemand von aussen eine sinnvolle Alternative bringt. Fall drei: Scheinvarianten. Sie unterscheiden sich nur in Details, oder man stellt dem Favoriten bewusst schlechtere Alternativen gegenüber. Methode formal erfüllt, inhaltlich wertlos. Und es berührt Fragen der Seriosität und Ethik. Echte Varianten unterscheiden sich im Grundsatz.

Beispiel: Variantenbildung

Du planst eine Reise nach Berlin. Echte Varianten: Zug, Auto, Flug. Drei Zugverbindungen, die sich um zehn Minuten unterscheiden? Das sind Scheinvarianten. Echte Varianten für ShopNova: A, ein Chatbot. B, ein Hilfecenter mit Selbstbedienung. C, mehr Personal mit besserer Ticket-Verteilung. Fall eins wäre: Man nimmt sofort einen Chatbot, weil das Thema gerade im Trend liegt. Scheinvarianten wären: drei Chatbot-Anbieter, die man nur im Preis vergleicht. Dreimal derselbe Zug. Prüffrage: Unterscheiden sich meine Varianten im Grundsatz? Und die drei Verstösse? Null, Eins, Schein.

Phasenmodell und Konzeptentscheidungen

Das dritte Modul: das Phasenmodell. Ein Projekt durchläuft Vorstudie, Hauptstudie, Detailstudien, Systembau und Systemeinführung. Danach beginnt die Nutzung. Am Ende jeder wichtigen Entwicklungsphase steht eine formale Konzeptentscheidung. Sie bestimmt die Richtung der nächsten Schritte. Der Auftraggeber muss den Fortschritt zur Kenntnis nehmen und seine Wertvorstellungen klären. Die Projektgruppe nimmt seine Sicht ein und stellt die Gesamtzusammenhänge vor die Details. Entschieden wird nach Aufwand und Nutzen. Aufwand heisst: einmaliger Entwicklungs- und Realisierungsaufwand plus wiederkehrender Betriebsaufwand. Nutzen heisst: Betriebsnutzen und Planungsnutzen, also Know-how-Zuwachs, selbst wenn man abbricht. Das Problem: Den Aufwand budgetierst du zu Beginn einer Phase. Den Nutzen kannst du erst gegen ihr Ende abschätzen. Genau deshalb ist das stufenweise Vorgehen so klug! Wenig erfolgversprechende Projekte kannst du abbrechen, solange der bisherige Aufwand tragbar ist. Und weil der Wissenszuwachs abflacht, darf die Variantenbildung nicht endlos werden. Du fragst nach dem Grenznutzen.

Beispiel: Phasen und Konzeptentscheide

Wie baust du ein Haus? Nicht, indem du sofort Beton bestellst! Erst klärst du, ob ein Haus überhaupt Sinn macht, dann kommt der Entwurf, dann die Detailpläne, dann wird gebaut, dann ziehst du ein. Nach jedem wichtigen Schritt entscheidest du als Bauherr: weiter, ändern oder stoppen. ShopNova: In der Vorstudie klärt man in wenigen Wochen, ob Wartezeiten wirklich das Kernproblem sind. In der Hauptstudie werden Varianten verglichen und eine gewählt. Das ist die erste Konzeptentscheidung. Die Detailstudien beschreiben Dialoge und Schnittstellen, der Systembau setzt sie um, und die Einführung startet mit einem Pilot. Die Phasen: Vor, Haupt, Detail, Bau, Einführung, Nutzung. Als Satz: Viele Helle Denker Bauen Erfolgreiche Netzwerke. Klingt nach LinkedIn, hilft aber. Und an jedem Tor gilt: weiter, anpassen oder abbrechen.

Aufwandsverlauf über die Phasen

Wie verteilt sich der Aufwand? Verbindliche Kennzahlen gibt es nicht, aber die Grundstruktur ist typisch. Die Vorstudie kostet etwa zwei bis fünf Prozent des Gesamtaufwands, die Hauptstudie zehn bis höchstens zwanzig Prozent. Danach hängt der Verlauf von den Investitionen im Systembau ab. Bei Softwareprojekten ist der Anteil vergleichsweise niedrig, im Bauwesen oder Anlagenbau kann er enorm sein. Erste Schlussfolgerung: Vor- und Hauptstudie senken mit wenig Aufwand das Risiko. Spar nicht an ihnen, und hetz nicht durch sie hindurch. Zweite Schlussfolgerung: Bei teuren Investitionen ist der Planungsanteil klein. Gerade deshalb ist es sinnlos, bei der Planung zu sparen.

Beispiel: Aufwandsverlauf

Autokauf. Eine Probefahrt kostet fast nichts, verhindert aber einen teuren Fehlkauf. Genau so wirkt eine Vorstudie. Nimm für ShopNova ein erfundenes Gesamtbudget von hundert Einheiten. Die Vorstudie kostet etwa drei, die Hauptstudie etwa fünfzehn. Der Systembau frisst den grössten Teil. Bei einem Chatbot, der vor allem Arbeitszeit braucht, ist das weniger als bei einer Fabrikhalle. Zwei bis fünf Prozent für die Vorstudie, zehn bis zwanzig Prozent für die Hauptstudie. Und der Merksatz: Planung ist billig, Fehler sind teuer.

Zusammenfassung Teil 3

Zum Schluss von Teil drei, die wichtigsten Punkte. Erst die Landkarte, dann die Strasse. Bilde echte Varianten und meide die drei Verstösse. Nutz die Konzeptentscheide an jedem Tor, und spar nie an Vor- und Hauptstudie. Deine Eselsbrücken: Erst Landkarte, dann Strasse. Null, Eins, Schein. Viele Helle Denker Bauen Erfolgreiche Netzwerke. Planung ist billig, Fehler sind teuer. Weiter geht es in Teil vier!