Diagnose statt RezeptDiagnosis before prescription

Einstieg: Der Chatbot-Auftrag

Montagmorgen bei ShopNova. Die Chefin stürmt herein: Wir brauchen einen KI-Chatbot! Bis Freitag! Du bist AI Business Specialist im Haus. Und du stellst die eine Frage, die noch niemand gestellt hat: Was genau ist eigentlich unser Problem? Eine gute Ärztin schreibt kein Rezept, bevor sie eine Diagnose hat. Und genau diese Diagnose heisst im Systems Engineering: Situationsanalyse. In sechs kurzen Videos gehen wir durch Situationsanalyse und Zielformulierung. Heute: der Zweck, die vier Brillen, und die erste Brille im Detail. Am Schluss löst du eine Aufgabe wie im Aufgabenbuch.

Wo stehen wir im Problemlösungszyklus?

Am Anfang steht ein Anstoss. Vage, wie bei der Chefin, oder schon ein klarer Auftrag. Dann der erste Schritt im Problemlösungszyklus: die Situationsanalyse. Danach die Zielformulierung. Zusammen sind das die Zielsuche. Es folgt die Lösungssuche, mit Synthese und Analyse. Und zum Schluss die Auswahl: Bewertung und Entscheidung. Das Buch nennt die Situationsanalyse den Informationslieferanten. Sie beliefert die Zielformulierung, und sie beliefert die Lösungssuche. Ist die Lieferung schlecht, wird alles schlecht, was danach kommt.

Wozu eine Situationsanalyse?

Was macht die Ärztin? Sie sammelt Symptome, leitet daraus die Diagnose ab, und erst die Diagnose ist die Grundlage für die Therapie. Genau so beschreibt das Buch den Zweck der Situationsanalyse. In vier Punkten. Erstens: die Situation begreifbar machen. Egal ob Problem, Chance oder Auftrag. Zweitens: das Problemfeld strukturieren und abgrenzen. Drittens: den Eingriffsbereich abstecken. Wo soll überhaupt gestaltet werden? Viertens: eine Informationsbasis schaffen, für die Ziele und für die Lösungen. Achtung, Prüfungsfalle! Die Situationsanalyse ist nicht einfach eine Ist-Aufnahme. Wer ziellos und zu detailliert das Bestehende beschreibt, behindert die Lösung eher.

Ein Problem ist eine Differenz

Was ist eigentlich ein Problem? Das Buch sagt: die Differenz zwischen dem Ist und einer Vorstellung vom Soll. So vage diese auch sein mag. Ohne Soll-Vorstellung gibt es kein Problem. Niemand ist unzufrieden, solange er nichts Besseres kennt. Bei ShopNova: Das Ist sind zwei Tage Antwortzeit. Das Soll ist noch vage: schneller. Woher kommt so ein Soll? Aus Leitbildern, Vorbildern, Vergleichen, oder aus Vorgaben von oben. Und jetzt die wichtigste Unterscheidung in diesem Video. Der Untersuchungsbereich ist das, was du dir anschaust. Er muss grösser sein. Der Gestaltungsbereich ist das, was du veränderst. Er entsteht durch gekonntes Einengen auf das Zweckmässige, Notwendige und Machbare. Weit schauen, eng eingreifen.

Vier Brillen für dieselbe Situation

Eine komplexe Situation erfasst du nicht mit einer einzigen Sichtweise. Deshalb setzt du nacheinander vier Brillen auf. Die System-Brille fragt: Wie ist es gebaut, und wie hängt es mit der Umgebung zusammen? Die Ursachen-Brille, das Buch nennt sie diagnostisch, fragt: Warum hakt es? Die Lösungs-Brille, die therapeutische, fragt: Was könnte überhaupt helfen? Und die Zukunfts-Brille fragt: Wohin läuft das Ganze, wenn niemand eingreift? Damit du die vier nie mehr vergisst: System, Ursache, Lösung, Zukunft. Die Anfangsbuchstaben ergeben Sulz. Ja, wie die Sulz auf dem Teller. Schmeckt nicht jedem, bleibt aber hängen. Heute nehmen wir die erste Brille. Die anderen drei folgen im nächsten Video.

System-Brille: drei Analysen

Die System-Brille hat drei Zoomstufen. Erstens: die Wirkungsanalyse. Du behandelst das System als Blackbox. Was geht hinein, was kommt heraus? Das Innenleben interessiert noch nicht. Ideal für den schnellen Einstieg. Zweitens: die Strukturanalyse. Jetzt öffnest du die Box. Die Gebildestruktur zeigt den statischen Aufbau. Zum Beispiel ein Organigramm oder eine Stückliste. Die Prozessstruktur zeigt die dynamischen Abläufe. Zum Beispiel ein Ablaufdiagramm. Hier findest du Engpässe am leichtesten. Drittens: die Einflussgrössenanalyse. Jetzt schaust du nach aussen. Wer oder was wirkt auf das System ein? Blackbox. Aufbau und Ablauf. Umfeld.

Einflussgrössen: Beispiel Spital

Das Buch zeigt die Einflussgrössenanalyse an einem Spital. In der Mitte steht das System. Von aussen wirkt die Bevölkerung: Die Altersstruktur verändert sich. Der Arbeitsmarkt: kürzere Arbeitszeiten, mehr Lohn. Die Gesellschaft: bessere Versorgung, aber begrenzte Kosten. Und die Wissenschaft: medizinischer Fortschritt. Drei Dinge musst du dir merken. Einflussfaktoren liegen selten offen. Oft erkennst du sie nur an Symptomen. Sie bleiben nicht stabil. Und du nimmst nur auf, was für dein Problem relevant ist. Das Ergebnis der System-Brille: Projektgruppe und Auftraggeber haben eine einheitliche Sicht auf das System. Als AI Business Specialist kennst du das als Umfeldanalyse.

ShopNova als Bubble Chart

Jetzt zeichnen wir ShopNova als Bubble Chart. Genau diese Darstellung wird in der Prüfung verlangt. Schritt eins: die Systemgrenze. Alles in diesem Rahmen ist ShopNova. Schritt zwei: die Elemente im System. Der Webshop, das Lager mit dem Versand, und das Support-Team. Schritt drei: die Elemente der Umgebung. Die Kundschaft und der Paketdienst. Schritt vier: die Beziehungen. Und zwar beschriftet. Die Kundschaft schickt eine Bestellung an den Shop. Der Shop gibt den Auftrag ans Lager. Das Lager übergibt das Paket dem Paketdienst. Und jetzt der Problemfluss: Eine Anfrage geht an den Support. Die Antwort kommt nach zwei Tagen. Fällt dir etwas auf? Zwischen Support und Lager gibt es keinen einzigen Pfeil. Der Support weiss gar nicht, wo die Pakete sind. Das hätte dir kein Chatbot verraten.

Drill: Bubble Chart zeichnen

Jetzt du. Ein Mini-Fall: die Pizzeria Napoli. Gäste bestellen per Telefon beim Service. Der Service gibt einen Bon an die Küche. Die Küche bestellt Zutaten beim Lieferanten. Und ein externer Kurier bringt die Pizza zum Gast. Dein Auftrag: Zeichne den Ist-Zustand als Bubble Chart. Die Pizzeria ist die Systemgrenze. Drück jetzt auf Pause und zeichne. ... Fertig? Hier ist eine mögliche Lösung. Im System: Service und Küche. Ausserhalb: Gast, Lieferant und Kurier. Und jeder Pfeil trägt ein Hauptwort: Bestellung, Bon, Zutaten, Pizza, Lieferung. Drei Tipps für die Prüfung. Zuerst die Systemgrenze. Dann bei jedem Element: innen oder aussen? Und: kein Pfeil ohne Beschriftung. Deine Lösung darf anders aussehen. Ein Bubble Chart wird nach Ermessen gezeichnet.

Zusammenfassung Video 1

Fassen wir zusammen. Erstens: Die Situationsanalyse ist die Diagnose vor dem Rezept. Und sie ist mehr als eine Ist-Aufnahme. Zweitens: Ein Problem ist die Differenz zwischen Ist und Soll. Du schaust weit und greifst eng ein. Drittens: vier Brillen. System, Ursache, Lösung, Zukunft. Sulz. Viertens: Die System-Brille heisst Wirkung, Struktur, Einflussgrössen. Der Bubble Chart macht sie sichtbar. Im nächsten Video jagen wir Ursachen. Und du zeichnest dein erstes Fischgrat-Diagramm. Bis gleich!